Étude de cas: Galion Gestion Développement Immobilier

Galion Gestion Développement Immobilier

Innovation, agilité, empathie et rigueur: ces valeurs guident Galion Gestion Développement Immobilier dans chacun de ses projets. Spécialisée dans la gestion et le développement immobilier commercial, industriel et résidentiel, l’entreprise se démarque par des réalisations durables et à la fine pointe de la technologie. Ce souci d’excellence s’applique non seulement aux projets qu’elle livre, mais aussi à ses processus internes, où l’optimisation joue un rôle clé.

C’est dans cette optique que Nicholas Gagné, Directeur des Opérations, a identifié un besoin crucial d’amélioration au sein de l’entreprise: l’automatisation des comptes payables. Avec plus de soixante immeubles sous gestion, assurer l’efficacité des processus financiers était essentiel pour soutenir la croissance de Galion. 

Fort de son expérience avec des solutions similaires dans un poste précédent, il savait que moderniser ce département améliorerait la fluidité des opérations et la rigueur du suivi financier. En collaboration avec le département financier et toutes les autres parties prenantes affectées, il a mené une analyse approfondie qui a mené à l’implantation de Zeendoc, une solution propulsée par XMA Solutions. Un an plus tard, les résultats sont au rendez-vous.

Leurs défis

Gérer les comptes payables pour un parc immobilier de plus de soixante immeubles représente un défi considérable. Chez Galion Gestion Développement Immobilier, le département comptable traite entre 45 000 et 50 000 factures chaque année. Avant l’arrivée de Zeendoc, cette tâche mobilisait trois employés à temps plein aux comptes payables, et malgré tous leurs efforts, plusieurs enjeux freinaient l’efficacité des opérations.

Un manque de gouvernance et de visibilité

L’un des plus grands défis identifiés par Nicholas était l’absence de gouvernance dans le processus d’approbation des factures. Il n’existait aucun moyen structuré de suivre qui approuvait quoi, ni de retracer les modifications apportées aux factures. Même si aucun problème majeur n’était survenu jusqu’à présent, le risque d’erreurs ou d’approbations non conformes restait bien réel, avec des répercussions potentielles à long terme. C'était définitivement un facteur à adresser plus tôt que tard.

Une communication éclatée et des processus inefficaces

La gestion des factures s’effectuait principalement par courriels et via le logiciel comptable, ce qui compliquait le suivi des échanges et la centralisation de l’information. Retrouver une discussion liée à une facture relevait souvent du casse-tête, rallongeant inutilement les délais de traitement.

De plus, la manipulation manuelle et l’utilisation massive du papier entraînaient leur lot d’erreurs et d’incertitudes:

• Factures égarées, entraînant des paiements en retard malgré une trésorerie saine.
• Suivi fastidieux, où les employés perdaient du temps à relancer les mêmes documents sans savoir à quelle étape ils en étaient.

Nicholas illustre bien cet enjeu avec un exemple concret: «Nous gérons des stations-service, et lorsqu’un dépanneur mandate un travailleur, il nous envoie généralement la facture. À cause des retards de paiement, non pas par manque de liquidités, mais simplement parce que la facture s’était égarée ou que le processus d'approbation était encore en cours, le travailleur n’était pas payé à temps et s’en prenait aux employés du dépanneur. On venait brimer la relation de confiance que nous avions avec nos fournisseurs ou clients, c'était la dernière chose qu'on voulait.»

Un besoin urgent d’optimisation

En fin de compte, le manque de visibilité sur l’état des factures engendrait des pertes de temps colossales. Comme le souligne Nicholas: «On se retrouvait souvent à devoir se renvoyer une facture sans savoir où elle en était dans le processus d’approbation. C’était interminable. Nous cherchions vraiment à gagner en efficience.»

Décision et transition

Lorsque Nicholas a entamé ses recherches, il a sollicité des soumissions auprès de trois autres fournisseurs proposant des solutions similaires avant de porter son choix sur Zeendoc. Galion était déjà client chez XMA Solutions pour ses besoins en impression, et notre représentant avait initié la conversation avec l’ancien VP Finances, aujourd’hui à la retraite. À l’époque, la solution semblait prometteuse, mais le moment n’était pas idéal pour aller plus loin dans le processus. C’est finalement avec l’arrivée de Nicholas en poste que le projet a réellement pris forme. Ayant déjà utilisé des solutions similaires et conscient de leur valeur, Nicholas a vu dans ce projet une occasion à ne pas manquer. La discussion ayant déjà été amorcée chez Galion, toutes les conditions étaient réunies pour aller de l'avant.

Avant de continuer, il est important de définir ce qu'est l'automatisation des comptes payables et de présenter le processus typique de nos solutions.

Premièrement, l'automatisation des comptes payables est une technologie utilisant un système numérique pour réduire les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données et la validation des factures, bons de commande et réception. Grâce à l'automatisation, vous pouvez recevoir des factures, gérer la validation et les approbations et éliminer la saisie de données à travers une plateforme unique.

Voici à quoi ressemble le processus typique de notre solution dès la réception d’une facture.

Vous pouvez vous imaginer que l’introduction d’une telle solution dans une entreprise où trois employés à temps plein traitent exclusivement des factures peut soulever des inquiétudes quant à leur avenir. Des questions comme «mon emploi devient-il obsolète?» ou «vais-je être congédié?» viennent immédiatement à l’esprit. 

C’est exactement ce qui s’est produit chez Galion. Nous avons mentionné que l’entreprise est passée de trois employées aux comptes payables à une seule. Lorsque nous avons demandé à Nicholas si ces personnes avaient été congédiées ou réaffectées, il a ri avant de répondre: «Elles ont été réaffectées à d’autres tâches, il y a en masse de travail à faire au département comptable.» Il ajoute que, sans surprise, ceux directement concernés par l’implantation de Zeendoc ont été les plus réticents au départ – une réaction tout à fait normale. Et c’est une bonne chose! Ces employés sont les mieux placés pour comprendre les processus en place. Leur feedback nous permet d’adapter la solution afin qu’elle réponde réellement à leurs besoins, donc nous voulons les entendre. 

Sinon, mise à part la gestion de changement normal au niveau des systèmes informatiques, le onboarding s'est très bien passé!

Mise en oeuvre et résultats

Lorsque nous avons abordé la mise en œuvre du projet, la première chose que Nicholas a soulignée, c’est que nos architectes de solutions parlent le même langage que leurs clients: un langage accessible, loin du jargon technique. Peu importe votre niveau de connaissance en informatique, notre équipe s’assure que chaque étape est claire et compréhensible, rendant l’implantation plus fluide et rassurante.

Un stress de moins!

Comme mentionné précédemment, l’optimisation des ressources humaines a permis à Galion de passer de trois employées à temps plein dédiées aux comptes payables à une seule, libérant ainsi du temps pour d’autres tâches à valeur ajoutée. Cette nouvelle efficience s’est également traduite par des économies financières notables. La rapidité des paiements aux fournisseurs s’est aussi nettement améliorée, renforçant ainsi les relations d’affaires – un des plus grands bénéfices selon Nicholas. Enfin, la visibilité sur le cash flow est désormais beaucoup plus précise. Auparavant, un projet prévu pour être payé dans un trimestre pouvait être repoussé simplement à cause du temps requis pour collecter et approuver les factures, faussant ainsi la planification financière. Aujourd’hui, grâce à Zeendoc, Galion respecte ses prévisions et dispose d’un suivi en temps réel de sa trésorerie.

Conclusion

Lorsque nous avons demandé à Nicholas s'il recommanderait notre solution à d'autres entreprises, sa réponse a été sans hésitation : oui. Il souligne que Zeendoc est une solution simple, flexible et modulable, qui pourrait bénéficier à un grand nombre d’entreprises cherchant à optimiser leur gestion des comptes payables.

Il exprime que Zeendoc a su répondre à leurs attentes de A à Z. Maintenant que la solution est en place depuis plus d’un an, leurs besoins évoluent, et Zeendoc continue de s’adapter pour y répondre, ce qui, selon lui, est un véritable atout. «C’est une solution qui grandit avec nous», conclut-il.