Avant d’embarquer dans n’importe quel type de projet, une des premières questions à nous venir en tête est ‘’combien ça va me coûter tout ça?’’.
En tant que propriétaire d’entreprise, ou même en tant que cadre qui est dans l’industrie depuis un moment, vous en avez vu des affaires. Vous avez participé à une tonne de projets différents à travers votre carrière et vous avez une bonne idée de ce que les choses coûtent.
Mais là, on vous en pose une bonne.
Vous vous rendez compte qu’il y a un besoin d’amélioration dans votre département financier. Vous avez plusieurs employés à charge dans ce département, notamment votre directeur ou directrice des finances, votre contrôleur ou contrôleuse, votre comptable et votre responsable des comptes payables et recevables.
C’est un département encore très papier qui demande beaucoup de concentration pour limiter les erreurs. En plus, tout le monde à une surcharge de travail.
Par où commencer?
Un endroit où le ROI (retour sur investissement) est le plus élevé quand on parle d’optimisation des processus d’affaires, est au niveau des comptes payables. Vous avez probablement déjà entendu parler ‘’d’automatiser ses comptes payables’’. Il s’agit d’une technologie qui utilise un système numérique pour réduire les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données et la validation des factures, bons de commande et réception. Grâce à cette automatisation, les entreprises peuvent recevoir des factures, gérer la validation et les approbations et éliminer la saisie de données à travers une plateforme unique.
C’est une technologie qui devient de plus en plus populaire en Amérique du Nord.
Vous êtes intéressé à en connaître davantage, mais avant de commencer le processus d’exploration, vous vous demandez combien un projet du genre peut coûter. Vous n’avez jamais travaillé sur ce type de projet, donc vous n’avez pas de repère. Même que, le fait que vous ne savez pas combien vous devriez vous préparer à budgétiser, met un frein à vos recherches.
Vous vous dites ‘’est-ce que je vais mettre des heures en recherche, faire faire 3-4 soumissions, devoir gérer les rendez-vous d’analyse de besoin et de démonstration avec ces différents fournisseurs, tout ça pour arriver à la remise de proposition et de voir qu’il s’agit d’un projet complètement hors budget?’’.
On vous comprend, et nous avons donc jugé pertinent d’écrire un article sur les coûts d’un logiciel d’automatisation des comptes payables.
Qu’est-ce qui impacte le coût d’un projet d’automatisation des comptes payables?
La raison pour laquelle personne ne parle de coût quand vient le temps de discuter de projet d’automatisation des comptes payables, est qu’il y a généralement 3 facteurs qui influencent le prix:
- Le nombre de factures traitées chaque mois
- Le niveau d’automatisation requis
- La complexité d’intégration à votre ERP ou logiciel comptable
C’est une technique de vente bien connue, on vous dit ‘’on doit faire une analyse de besoin avant de parler de prix’’ pour établir un bon contact, développer la relation et déterminer vos besoins en profondeur. Et ils n’ont pas tort! C’est important de le faire. Mais puisqu’on y est, permettez-nous de vous expliquer pourquoi chacun de ces éléments contribue à la variabilité du prix final.
Voyons cela de plus près.
Le nombre de factures traitées
Pour expliquer simplement, notre solution fonctionne d’abord en numérisant une facture (ou en la recevant directement dans votre boîte mail). Une fois numérisé, le système fait de l'apprentissage robotisé pour comprendre la facture, et déduire où se trouve l’information à capter. La suite du processus peut ensuite s’enclencher.
Ce qui peut impacter le prix à ce niveau est le nombre de factures traitées mensuellement. Une entreprise qui traite 100 factures par mois paiera moins cher qu’une entreprise qui en traite 2,000. Logique.
Toutefois, le ROI de l'entreprise qui traite 2,000 factures augmente également de manière significative. L'automatisation permet de réaliser des économies importantes sur le temps économisé, la réduction des erreurs, le processus d'approbation simplifié, et sur l'optimisation de vos ressources.
Bien que le coût augmente avec le volume de factures, les économies réalisées et l'efficacité accrue permettent de maximiser le retour sur investissement. En fin de compte, l'augmentation du volume de factures traitées de manière automatisée se traduit par une amélioration exponentielle de l'efficacité opérationnelle et une réduction des coûts globaux. Juste un petit segment à prendre en compte dans votre réflexion!
Aussi, ce qui est important à noter est que XMA Solutions fonctionne avec des forfaits de données, et non avec des coûts par facture ou par page. Les forfaits de données s'avèrent être beaucoup plus abordables, et donc nous nous assurons d’avoir une tarification plus compétitive que ce qui s’offre sur le marché actuellement.
Mais suffit le blah blah théorique, nous avons dit que nous parlions de prix, donc faisons-le!
Dans un projet typique, vous pouvez anticiper des coûts de traitement approximatifs de $5,000 par année, facturés mensuellement. Ah, et votre licence vous permet d’avoir un nombre illimité d’utilisateurs, ce qui est un super bonus. Ceci dit, nous serions capables de vous donner une estimation beaucoup plus efficace lors d’une analyse de besoin.
Nous avons déjà piqué votre curiosité? Cliquez ici pour planifier une rencontre avec nos experts. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez la suite de l'article ci-dessous.
Le niveau d’automatisation requis
Chaque organisation aura besoin de fonctionnalités différentes puisque les processus de tous et chacun sont aussi différents.
Un projet typique requiert généralement les fonctionnalités de base du logiciel qui sont les suivantes:
- La numérisation du processus d’approbation
- L’automatisation du classement des documents
- La liaison des pièces justificatives (ex. factures et commandes)
- L’export dans un logiciel comptable connu
Cependant, si vous avez des processus plus complexes qui nécessitent des fonctionnalités développées, il se pourrait que les frais augmentent. Voici des fonctionnalités qui peuvent être développées et ajoutées:
- La comparaison automatique par montant
- La validation ligne par ligne de facture
- La gestion de formulaire numérique
- Tout autre développement spécifique
Cependant, pas de stress à ce niveau-ci. Si vous n’êtes pas certain de la pertinence de certaines fonctions avant de les ajouter, nous pouvons les ajouter plus tard au besoin. En fait, nous adorons faire des projets par phase!
Dans le cas contraire, si vous vous rendez compte que certaines fonctions ne vous sont plus nécessaires, nous pouvons également les retirer.
Ici, il n’y a pas de montant fixe à proposer: le coût de l’ajout de fonctionnalités varie en fonction de vos besoins spécifiques et de vos processus.
La complexité d’intégration à votre ERP ou logiciel comptable
Nous travaillons déjà avec une multitude d'ERP et de logiciels comptables. En fait, nos solutions s'intègrent à la plupart des logiciels ERP et comptables en Amérique du Nord et en Europe (voir les plus populaires juste ici).
Si votre ERP ou logiciel comptable en fait partie, et que votre projet est relativement simple (projet typique), vous pouvez vous attendre à un montant unique de $5,000 pour les frais d’installation de la plateforme.
Pour les autres, nos analystes pourront vous donner une meilleure estimation.
Conclusion
Alors voilà! Nous espérons que cet article vous a éclairé sur le coût potentiel d'un projet d'automatisation des comptes payables avec nous. Si vous hésitiez à vous lancer ce projet en raison de l'incertitude liée aux coûts, nous espérons avoir dissipé vos doutes et vous avoir convaincu d'avancer. Vous verrez, passer du traitement traditionnel des factures à l'automatisation fait toute la différence.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour commencer votre transformation!
