Ce n’est pas un secret que l'industrie de la construction est confrontée à de nombreux défis. Habituellement, on pense au contexte économique, avec des éléments tels que l'inflation qui influe sur les coûts des matériaux, impactant ainsi la demande. La pénurie de main-d'œuvre est également un sujet récurrent, où il devient nécessaire de remplacer les vétérans du domaine tout en ajustant les salaires pour suivre l'augmentation de l'inflation. On pourrait également considérer le changement climatique comme un défi majeur, car les entreprises sont de plus en plus contraintes de répondre aux normes environnementales gouvernementales.

Cependant, ce que nous avons tendance à négliger, c'est la profondeur de l'impact de ces défis sur l'ensemble de l'industrie. Tous les départements sont touchés, et chaque individu ressent les répercussions de manière différente dans son travail quotidien.

Aujourd'hui, notre intention est d'explorer le domaine financier du secteur de la construction et de comprendre les défis auxquels sont confrontés les professionnels de la finance. On parle ici des comptables, contrôleurs, analystes, même des personnes qui ne sont pas dans le département, mais qui sont impliquées dans le processus d’approbation de transaction. L'objectif de cet article est de mettre en lumière la façon dont l'automatisation peut métamorphoser la gestion financière dans le domaine de la construction, offrant ainsi un soutien aux ressources financières pour faire face aux défis qui se présentent à elles.

Les principaux enjeux

L'un des principaux défis auxquels le département comptable est confronté est le fait que les cycles de paiement sont très longs. Cette situation arrive pour divers facteurs et crée souvent des délais de paiement considérables.

Donc, qu’est-ce qui cause ces délais?

Les retards peuvent être attribuables à différentes causes, comme les conditions météorologiques extrêmes (inondations, tempêtes de neige, verglas, etc.), des litiges en cours, des changements de réglementation, ou même des ruptures de stock de produits (nous l’avons vécu sérieusement pendant la Covid). Quelle que soit la raison, ces délais engendrent toute une série de problèmes.

Les retards de paiement peuvent entraîner des tensions avec les fournisseurs, qui sont susceptibles de réduire les conditions de crédit, d'imposer des pénalités de retard, voire de refuser de fournir des biens ou services à l'entreprise.

La prolongation des cycles de paiement accentue la charge de travail du département des comptes payables. Les équipes sont confrontées à une gestion accrue des communications avec les fournisseurs, à la gestion d'exceptions de paiement et à une allocation plus importante de temps pour résoudre les litiges liés aux retards de paiement.

Il est bien connu qu'une surcharge de travail, associée à des dossiers en attente depuis longtemps, accroît le risque d'erreurs humaines dans le traitement des dossiers. 

Bref, c’est évident que cela va au-delà d'un simple "retard". L'effet papillon est bel et bien à l'œuvre.

De plus, un autre défi que rencontrent nos clients dans le secteur est que leurs processus demeurent largement basés sur le support papier et ne sont pas nécessairement alignés sur les dernières avancées technologiques. Bien sûr, il existe des raisons expliquant pourquoi ils peinent à adopter des pratiques plus modernes.

La complexité des contrats, et par extension, du processus de facturation, rend difficile d'envisager une méthode de fonctionnement plus efficace. La documentation administrative dans l'industrie peut être complexe et détaillée, souvent nécessitant des signatures manuscrites. Cela a parfois conduit à la persistance des documents papier pour des raisons légales et réglementaires.

De plus, il est important de ne pas oublier que bon nombre d'entreprises de construction ont des décennies d'existence. Elles peuvent être réticentes à modifier leurs méthodes de travail, surtout si celles-ci ont été efficaces par le passé. Cette résistance s'accroît, en particulier lorsque des employés travaillent de la même manière depuis longtemps. On parle ici de 20, 30, voire 40 ans. À l'approche de la retraite, la perspective d'apprendre de nouvelles méthodes de travail peut être source de stress. Et on le comprend. 

Enfin, beaucoup d'entreprises en construction mettent le frein de rentrer des technologies dans leurs méthodes de travail administratives puisque les chantiers de construction peuvent être des environnements difficiles pour l'utilisation d'appareils électroniques en raison de la poussière, de la saleté, et des risques de dommages. Bien que la technologie intégrée dans les bureaux ne soit pas impactée par ces facteurs, une vision complète de l'automatisation à 100% des processus comptables pourrait bénéficier de la disponibilité de certains éléments technologiques pour les employés sur les chantiers.

Les avantages de l'automatisation des comptes payables

Ces dernières années, il y a cependant eu une accélération de l'adoption de la technologie dans l'industrie de la construction. Les entreprises investissent de plus en plus dans des solutions logicielles de gestion de projet, des plateformes de collaboration en ligne, et des applications mobiles pour faciliter les processus et améliorer l'efficacité. Elles considèrent aussi de plus en plus l’adoption de technologies qui automatisent leurs comptes payables.  

Et il y a plusieurs raisons pourquoi!

Premièrement, celle qui vient à l’esprit en premier est le gain de temps. L'automatisation permet de traiter rapidement et efficacement les factures, réduisant ainsi le temps nécessaire pour effectuer manuellement les tâches liées aux comptes payables. Quand on sauve du temps, il y a de bonnes chances qu’on sauve aussi de l’argent. 

Le coût de la main-d'œuvre est probablement l’un des plus gros coûts qu’une entreprise doit payer. Et avec raison. Il faut voir cela comme un muscle, le plus qu’on le renforce, le plus fort qu’il travaille. Cependant, il faut assurer une certaine rentabilité. Dans tous les emplois, il y a des tâches redondantes qui ne prennent pas de capacité particulière pour être en mesure de les accomplir. C’est ce genre de tâche qu’il devient intéressant à automatiser, puisque vous libérer du temps à vos ressources pour qu’elles puissent se concentrer davantage sur des tâches à valeur ajoutée pour votre organisation. 

Spécifiquement, qu’est-ce qu’on peut automatiser au niveau de la facturation?

1. Le processus en tant que tel: bon, je sais que j'ai dit ‘’spécifiquement’’, mais littéralement le lancement du processus s’automatise. Dès que vos factures sont reçues par courriel, le processus se lance. Nul besoin de prendre action, ça se fait tout seul. Si vous recevez une facture papier, simplement la numériser et l’envoyer au courriel attitré pour la facturation. 
   
   
2. La validation: vous avez un bon de commande, une facture et un bon de réception à lier ensemble pour vous assurer que le tout est conforme? C’est une tâche qui s’automatise, et lorsqu’il y a une divergence, vous êtes avisé. 
   
   
3. Les approbations: si vous avez des règles d’affaires qui nécessitent une approbation, ou vous avez quelques personnes dans votre organisation qui doivent donner leur accord avant d’accepter une transaction, le processus d’approbation est pratiquement automatique. Tous ceux qui doivent approuver reçoivent une notification. Une fois que tous les partis ont approuvé, le processus continu. Donc techniquement, plus besoin de harceler vos collègues pour qu’ils prennent action, nos solutions le font pour vous! 
   
   
4. La saisie de données: une fois que la facture est traitée, toutes les inscriptions se font automatiquement dans votre logiciel comptable. 
   
   
5. Archivage: lorsque le processus entier est terminé, les documents sont archivés sur votre plateforme numérique, selon l'arborescence que vous leur attribuez. Ceci est particulièrement plaisant pour de la recherche, ou en période d’audit. Retrouvez tous vos documents en un seul clic.
   
   

Dans la même veine de mieux répartir les tâches pour optimiser ses coûts, un autre avantage d’automatiser ses comptes payables est la réduction des coûts. L'automatisation des comptes payables peut contribuer à réduire les coûts administratifs liés au traitement manuel des factures, à l'archivage de documents et aux erreurs potentielles. 

On vient aussi réduire ses coûts en accélérant le processus de paiement. L'automatisation contribue à améliorer la gestion des flux de trésorerie en assurant que les paiements sont effectués à temps et en évitant les retards inutiles. C’est donc une manière efficace d’assurer de bonnes relations avec ses fournisseurs, et de garder une bonne réputation. 

Nous pourrions aussi développer sur la manière dont l’automatisation aide au niveau de la conformité, de la réduction d’erreur humaine, et promet une belle évolutivité organisationnelle. 

Bref, les avantages et les possibilités qui découlent de l’automatisation sont réellement infinis.

Nos solutions 

Nous avons piqué votre curiosité? Chez XMA Solutions, nous voyons la transition numérique comme un avantage stratégique. Nous vous soutenons dans la mise en place de vos projets d'automatisation, afin de diminuer vos coûts, d'optimiser la répartition des tâches, de favoriser une collaboration efficace, le tout facilité par une intégration simplifiée. 

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