XMA Solutions s'est établie comme une référence à Montréal et les environs grâce à ses offres de produits et services dédiés à l'optimisation des processus de bureau.
Parmi nos différentes solutions, nous proposons des services de transformation numérique. Dans cette étude de cas, nous examinerons en détail les résultats obtenus chez Bertrand Plumbing & Heating, une entreprise familiale reconnue dans la région d'Ottawa pour la qualité exceptionnelle de ses services en plomberie, électricité, chauffage, climatisation et ventilation.
Avant de plonger dans l'étude de cas, il est important de définir ce qu'est l'automatisation des comptes payables et de présenter le processus typique de nos solutions.
Qu'est-ce que l'automatisation des comptes payables?
L'automatisation des comptes payables est une technologie utilisant un système numérique pour réduire les tâches manuelles et répétitives telles que la saisie de données et la validation des factures, bons de commande et réception. Grâce à l'automatisation, vous pouvez recevoir des factures, gérer la validation et les approbations et éliminer la saisie de données à travers une plateforme unique.
Le processus typique de nos solutions
Voici à quoi ressemble le processus typique de notre solution dès la réception de votre facture.
Fondée en 2005, Bertrand Plumbing & Heating est une entreprise familiale qui se distingue par la qualité exceptionnelle de ses services dans la région d’Ottawa. Spécialisée dans la plomberie, le chauffage, la ventilation, l’électricité, la climatisation et le traitement de l’eau, l’entreprise a su bâtir une clientèle fidèle en s’appuyant sur des valeurs d’intégrité, de ponctualité et de professionnalisme. Toujours à l’écoute des besoins de ses clients, Bertrand Plumbing & Heating s'efforce de fournir des solutions rapides, fiables et adaptées à tous types de projets.
En 2023, dans le cadre de ses efforts continus pour améliorer l’efficacité de ses opérations, Bertrand Plumbing & Heating a adopté une solution d’automatisation des comptes payables, proposée par XMA Solutions, afin d’optimiser la gestion des factures et de renforcer ses processus financiers.
Notre entrevue
Nous avons eu l’opportunité de nous entretenir avec Ginette Bertrand, Coordonnatrice de la comptabilité, au sujet du déploiement de cette solution.
Avec une équipe de 42 employés, Ginette et une collègue sont chargées de toutes les tâches comptables, incluant la paie, les comptes à payer, les comptes à recevoir et la facturation, tout en traitant plus de 1000 factures chaque mois. Comme c’est souvent le cas avec de nombreux départements comptables, l’équipe de Bertrand Plumbing & Heating pensait que leurs processus étaient déjà optimisés au maximum.
Leurs méthodes manuelles, bien qu’efficaces, étaient devenues la norme et n’étaient jamais remises en question. Ce processus nécessitait l’implication de plusieurs personnes, y compris le responsable de l’entrepôt, pour gérer la réception des marchandises ainsi que les chargés de projet.
Leurs défis
Drôlement, Bertrand Plumbing & Heating ne recherchait pas activement une solution d’automatisation pour leurs comptes payables lorsque notre équipe les a contactés. Cependant, notre proposition a immédiatement éveillé leur curiosité. Des termes tels que "2-way matching", "recherche instantanée", "élimination des erreurs", et "suivi des crédits fournisseurs" semblaient presque trop beaux pour être vrais.
Bien que tout fonctionnait correctement au sein de leur département, il était évident que certains aspects pouvaient être grandement améliorés. Voici quelques-uns des principaux défis auxquels elles faisaient face:
Aperçu de la solution
L’implantation de notre solution chez Bertrand Plumbing & Heating a été réalisée en moins de deux mois, incluant une formation complète sur la plateforme. En l’espace de deux mois après le déploiement, l’équipe avait entièrement maîtrisé l’utilisation de cet outil, facilitant une transition en douceur vers l’automatisation des processus comptables.
Notre solution offre de nombreuses fonctionnalités clés qui ont transformé la gestion des comptes payables chez Bertrand Plumbing & Heating:
Les résultats actuels
Ginette Bertrand témoigne: «Nous envisagions d'embaucher une ressource à temps partiel pour aider à la gestion des comptes payables, mais grâce à votre solution, j'ai plutôt pu réduire mon horaire de 4 à 3 jours par semaine.»
En effet, en analysant l’impact de la solution, Ginette a constaté que leur équipe passait environ une heure par jour à imprimer et à faire correspondre des bons de livraison, une tâche désormais automatisée. De plus, l'entrée de données dans leur logiciel comptable a été considérablement simplifiée. Avant, l'enregistrement manuel de 50 factures de comptes à payer prenait environ 60 à 90 minutes, tandis qu'avec notre solution, ces 50 factures sont générées et importées en 1 à 2 minutes seulement. Ce gain de temps total, estimé entre 40 et 50 heures par mois, a non seulement rendu inutile l’embauche d’une ressource supplémentaire, mais a également permis à Ginette de réduire sa charge de travail de 4 jours à 3 jours par semaine.
Ginette souligne également qu’elle pourrait théoriquement prendre sa retraite, mais en tant que membre d’une entreprise familiale, elle continue d'apprécier son rôle et la collaboration avec sa famille!
L’automatisation a également considérablement simplifié le traitement des états de compte mensuels. Le processus est désormais exempt d'erreurs, et dans les rares cas où une erreur survient, il est très facile de retracer et de corriger le déséquilibre. Aujourd’hui, Ginette traite ses états de compte en une matinée et les envoie directement pour approbation et paiement, le tout pouvant être effectué à distance, ce qui représente une économie de temps supplémentaire.
Outre le gain de temps, l’équipe de Bertrand Plumbing & Heating bénéficie également d’une gestion optimisée des crédits fournisseurs. Des rappels automatiques sont envoyés jusqu’à ce que les fournisseurs émettent les crédits dus, un problème récurrent auparavant. Ginette explique: «Certains de nos fournisseurs prenaient énormément de temps pour renvoyer nos crédits. Quand tu ne leur rappelles pas, certains espèrent que tu oublieras. Ce n’est plus un souci aujourd’hui.» Ces crédits peuvent parfois représenter des montants significatifs, s’élevant à quelques milliers de dollars par mois, un gain financier non négligeable.
Finalement, Bertrand Plumbing & Heating a également réussi à réduire drastiquement ses coûts liés à l’impression et à l’utilisation de papier. Tout est numérisé et stocké en toute sécurité sur une plateforme numérique, éliminant ainsi le besoin de conserver des factures physiques dans des boîtes d’archives à l’entrepôt.
Conclusion
Lorsque nous avons demandé à Ginette si elle recommanderait notre solution à d'autres entreprises, elle a répondu sans hésitation: «Absolument! D’ailleurs, je le fais déjà. Mais il est vrai que certaines personnes sont réticentes face au changement.» Cette réaction est tout à fait compréhensible. Comme mentionné plus tôt, certains processus sont rarement remis en question parce qu'ils ont toujours été faits de la même manière. Cependant, nous sommes ici pour vous assurer que l'automatisation de vos processus comptables est non seulement possible, mais qu'elle peut aussi vous libérer des tâches répétitives et chronophages.