Les entreprises de toutes tailles ont désormais plus d’opportunités que jamais d’adopter l’automatisation des comptes fournisseurs. Ses fonctions utiles peuvent réduire le temps consacré aux tâches et améliorer la concentration des équipes. Malgré ces avantages, certaines entreprises se méfient. Ils ne savent pas exactement comment l'automatisation peut aider leur organisation spécifique, pensant souvent que cela sera coûteux ou inefficace. Même s'il est juste de vouloir consacrer du temps à la recherche, refuser d'intégrer l'automatisation dans vos flux de travail à l'avenir pourrait coûter du temps et de l'argent à votre entreprise.
Les gens assimilent souvent l’automatisation à des tâches telles que les chaînes de montage ou d’autres compétences à forte intensité de main-d’œuvre. Cela ne pourrait pas être plus éloigné de la vérité. Oui, de nombreuses entreprises manufacturières ont un certain niveau d’automatisation, mais les emplois de type bureau aussi ! Tout, des comptes créditeurs au tri des e-mails, peut être effectué grâce à l'automatisation. De nombreux outils sont disponibles et, lorsqu'ils sont correctement intégrés à vos flux de travail, ils peuvent considérablement améliorer l'efficacité de votre équipe.
Nous avons créé ce blog pour aider les chefs d'entreprise à comprendre l'automatisation dans le contexte de leur organisation. Plus précisément, vous aider à comprendre comment l'automatisation de vos comptes créditeurs facilitera la vie de toute votre équipe. Qu'il s'agisse d'une petite équipe de moins de dix personnes ou d'une grande entreprise de plus de 100 personnes, l'automatisation du lieu de travail peut améliorer la croissance de votre entreprise.
Qu’est-ce que l’automatisation du lieu de travail ?
Robots et voitures volantes : c'est ce que pensent beaucoup de gens lorsqu'ils entendent le mot « automatisation ». Cela peut être une façon amusante de penser, d’imaginer des voitures filant dans les airs, mais pour être honnête, l’automatisation est plus subtile que cela. Ce sont des choses que vous ne considérez peut-être même pas au départ comme de l’automatisation. Par exemple, lorsque vous tapez un e-mail à l'aide de Gmail et qu'un texte suggéré apparaît, vous aidant à terminer votre phrase et vous faisant gagner du temps ! Ce n'est qu'un petit exemple, mais vous comprenez l'idée.
La plupart des automatisations se présentent désormais sous la forme d'applications logicielles et non de robots. C’est peut-être moins glamour que ce que les gens pourraient penser, mais ce n’est pas moins utile. Les organisations gouvernementales, les écoles, les cabinets comptables et les cabinets d’avocats font partie des équipes qui bénéficient le plus de l’automatisation. Disposer d'un logiciel qui prend en charge les petites tâches signifie que les équipes sont libres de se concentrer sur des projets plus intensifs. Ils peuvent consacrer tous leurs efforts à cette tâche critique sans craindre d’oublier un million de petites choses.
Tout ce qui peut être considéré comme « répétitif » par nature peut souvent être automatisé. Certains domaines dans lesquels l’automatisation prospère comprennent :
- Marketing : avec l'invention des sociétés de marketing par e-mail comme HubSpot et Constant Contact, les équipes peuvent désormais configurer des campagnes par e-mail à envoyer automatiquement à la liste de leur choix.
- Ressources humaines : les paies et les feuilles de temps peuvent désormais être numérisées, ce qui permet de gagner du temps sur l'impression et la copie des documents. La tenue des dossiers est également rendue plus ordonnée et plus efficace.
- Comptes fournisseurs : les factures peuvent désormais être conservées dans un système facile à utiliser au lieu d'être classées dans des armoires de stockage et potentiellement perdues. Ils peuvent également saisir automatiquement les numéros pertinents. C’est essentiel pour chaque organisation !
Quelle que soit votre organisation, il y a de la place pour l'automatisation. Cela peut améliorer la vie des membres de votre équipe, encourager des relations plus solides avec les clients (avec moins d'erreurs dues à l'automatisation) et améliorer la fiabilité de votre entreprise.
Pourquoi les gens ont-ils peur de l’automatisation ?
Vous vous demandez peut-être : « Avec tous ces avantages, pourquoi certaines équipes hésitent-elles encore ? » La réticence à intégrer l’automatisation vient en grande partie d’idées fausses. Les gens croient que les systèmes automatisés remplaceront leur emploi et craignent souvent d’inclure l’automatisation sur le lieu de travail.
La chose la plus importante que vous puissiez faire si vous souhaitez automatiser certaines tâches est d'en parler ouvertement et honnêtement avec votre équipe. Nous avons rédigé un guide sur la façon de parler de l'automatisation à votre équipe des comptes créditeurs. Jetez un œil ici!
Bien que l’automatisation puisse prendre de nombreuses formes, l’une des formes les plus universellement nécessaires est l’automatisation de vos comptes créditeurs. Il existe de nombreuses solutions de comptes fournisseurs qui peuvent répondre aux besoins des entreprises de toutes tailles.
Comment l’automatisation profite aux équipes de différentes tailles
Une autre idée fausse très répandue à propos de l’automatisation est que sa mise en œuvre est trop coûteuse pour les petites et moyennes entreprises. Les chefs d’équipe pensent souvent que seules les grandes entreprises et les organisations gouvernementales peuvent se permettre de payer pour l’automatisation. Nous sommes heureux d'annoncer que ce n'est pas vrai ! Des équipes de toutes tailles se tournent désormais vers l'automatisation pour les aider à accomplir leurs comptes fournisseurs et autres tâches.
Automatisation des comptes fournisseurs pour les petites et moyennes entreprises
Les propriétaires de petites et moyennes entreprises pourraient être intimidés par l’automatisation, car cela semble coûteux et constitue un changement majeur qui leur fera perdre beaucoup de temps. Il existe cependant d’innombrables raisons pour lesquelles votre petite entreprise pourrait vouloir se tourner vers l’automatisation.
Premièrement, ces solutions ne sont pas aussi coûteuses qu’on pourrait le penser. XMA Solutions propose des options d'automatisation pour les entreprises de toutes tailles.
Deuxièmement, l’automatisation vous permettra inévitablement de gagner du temps . Nos clients économisent généralement de l'argent grâce au traitement plus rapide de leurs factures, grâce à des chaînes d'approbation accélérées, moins d'erreurs et des communications automatisées. Nous disposons également de solutions qui automatisent la gestion des documents, vous permettant de numériser tous vos documents papier sur une seule plateforme électronique, facilitant ainsi la recherche rapide de votre document en cas de besoin ou de vérification.
Dans l’ensemble, les avantages de l’automatisation dépassent de loin les inconvénients potentiels pour les petites et moyennes entreprises. Aujourd’hui plus que jamais, ces entreprises peuvent rivaliser avec leurs concurrents plus importants. L'automatisation aide des équipes comme celles-ci à prospérer et à se démarquer.
L'automatisation comble le fossé entre les PME et les grandes entreprises, certaines signalant que l'automatisation a doublé la taille de leurs entreprises ( Forbes , 2023).
Vous voulez en savoir plus sur la manière dont les petites entreprises bénéficient de l’automatisation ? Nous avons rédigé un blog utile sur l'automatisation des flux de travail pour les petites entreprises, que vous pouvez lire ici .
Automatisation des comptes fournisseurs pour les grandes organisations
L'automatisation des processus métier est considérée comme l'un des « moyens les plus rapides d'améliorer à la fois l'efficacité et la productivité dans chaque département » ( Harvard Business Review , 2023). Pour les grandes entreprises, cela signifie aider non pas une seule équipe, mais toutes. Du marketing au service client, chaque branche sous l’égide de votre entreprise aura ses propres besoins et points faibles. C'est pourquoi tant de personnes se tournent vers l'automatisation du lieu de travail. Cela aide à réduire le stress, à réduire les erreurs et à améliorer le moral à tous les niveaux.
Avec autant de tâches à accomplir et la majorité d’entre elles à accomplir en même temps, les grandes entreprises ont besoin de solutions capables de s’attaquer efficacement aux petites tâches quotidiennes. Les comptes créditeurs sont souvent au cœur de cette problématique. Ils sont responsables d’ émettre des factures appropriées et de satisfaire vos clients. C'est là que l'automatisation entre en jeu. À mesure que votre équipe s'agrandit, que votre entreprise continue de croître et que votre nombre de clients augmente, vous devez vous assurer que vous disposez des meilleurs processus pour préparer votre entreprise au succès. Éliminer le stress des journées chargées des membres de votre équipe devrait être la priorité numéro un.
Après avoir interrogé un groupe de travailleurs, Salesforce a constaté que plus de 90 % d'entre eux estimaient que l'automatisation augmentait leur productivité. Des rapports ont également indiqué que ces outils renforcent la coopération entre les équipes, encouragent la productivité individuelle, réduisent les erreurs et contribuent à accélérer les délais de prise de décision ( Salesforce , 2021).
Avec autant d’équipes travaillant pour votre entreprise, maintenir la collaboration est essentiel. L’automatisation des comptes fournisseurs rend cela possible ! Avec les bons logiciels et outils, vos équipes se sentiront plus connectées que jamais. Toutes les informations sont stockées au même endroit, ce qui signifie que tous les membres de votre équipe y auront facilement accès. Cela vous aidera à étendre davantage la portée de votre entreprise, tout en fournissant à chaque équipe travaillant pour vous les informations précieuses dont elles ont besoin pour accomplir leurs tâches ensemble.
Trouver la bonne solution pour votre équipe
Il n’y a pas deux entreprises identiques et les besoins d’une petite entreprise seront différents de ceux d’une grande organisation. C'est pourquoi XMA propose plusieurs solutions d'automatisation des comptes fournisseurs. Nous voulons nous assurer que chacun de nos clients répond à ses besoins commerciaux uniques.
Certaines des solutions que nous proposons incluent :
En contactant et en travaillant avec nos consultants en automatisation, votre équipe peut trouver la solution parfaite. Nous évaluerons vos flux de travail actuels, discuterons avec vous de vos futurs besoins en matière de comptes créditeurs et associerons votre entreprise à une solution qui profitera à vos clients.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur les avantages de l'automatisation de vos comptes fournisseurs et sur nos logiciels disponibles.
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